Legajos de personal y recibos de sueldo electrónicos: estado actual de la situación-Ley de Contrato de Trabajo

El Decreto 70/23, denominado «Bases para la Reconstrucción de la Economía Argentina», proponía en su artículo 77 una modificación al artículo 143 de la Ley de Contrato de Trabajo. Esta enmienda permitiría a los empleadores conservar los recibos de sueldo mediante mecanismos de digitalización.

Sin embargo, en enero de 2023, la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo declaró inconstitucionales todos los artículos del decreto que modificaban las normas laborales vigentes.

Posteriormente, el Congreso Nacional sancionó la llamada «Ley de Bases». Esta nueva legislación incorporó varias de las reformas a la normativa laboral que originalmente contemplaba el Decreto 70/23.

No obstante, la modificación propuesta al artículo 143 de la Ley de Contrato de Trabajo quedó excluida de esta nueva ley.

Ante este escenario, surge la siguiente pregunta: ¿Cuál es la situación actual respecto a la conservación de la documentación laboral?

1.- Los requisitos de los recibos de sueldo

La Ley de Contrato de Trabajo establece requisitos específicos para el pago del salario del trabajador:

• Según el artículo 138, todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración debe documentarse mediante un recibo firmado por el trabajador.
• El artículo 139 estipula que el empleador debe confeccionar el recibo en doble ejemplar, entregando el duplicado al trabajador.
• Complementariamente, el artículo 59 establece que la firma es condición esencial en todos los actos extendidos bajo forma privada en el marco del contrato de trabajo.

En consecuencia, queda claramente establecido que todo pago salarial debe cumplir con tres requisitos fundamentales: a) Instrumentarse mediante un recibo de sueldo. b) Emitirse en doble ejemplar. c) Contar con la firma tanto del trabajador como del empleador.

2.- Regulación de la firma en la ley argentina 

En 2001 entró en vigor la Ley 25.506, cuyo principal objetivo fue otorgar eficacia jurídica a la firma digital. Esta ley establece que «Se reconoce el empleo de la firma electrónica y de la firma digital» y que «Cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital. Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia».

La norma contempla y reglamenta dos institutos distintos: la firma digital y la firma electrónica. La diferencia fundamental entre ambas radica en su valor probatorio:

1. Firma digital: Se presume la identidad del emisor del documento y que éste no ha sido modificado desde su suscripción.
2. Firma electrónica: No goza de esta presunción legal.

Por lo tanto, la principal distinción entre la firma electrónica y la firma digital reside en la seguridad y la garantía que brindan y, consecuentemente, en su valor probatorio.

El Código Civil y Comercial regula el régimen de la firma en su artículo 288, estableciendo que la firma prueba la autoría de la declaración de voluntad expresada en el texto al cual corresponde. Además, especifica que «Debe consistir en el nombre del firmante o en un signo. En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma de una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital, que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento».

En consecuencia, los únicos documentos que pueden considerarse como instrumentos firmados son aquellos que contengan una firma ológrafa o una firma digital. Los instrumentos electrónicos que contengan una firma electrónica serán considerados como documentos no firmados.

3.- La firma de los recibos de sueldo a través de medios digitales

Aunque la Ley 25.506 era aplicable a la firma digital de recibos de sueldo y documentación laboral desde su entrada en vigor, no fue hasta diciembre de 2011 cuando el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS) contempló explícitamente esta posibilidad.

Inicialmente, el proceso era sumamente complejo, ya que requería una autorización previa del Ministerio de Trabajo. Para obtenerla, las empresas debían realizar una presentación detallando las características del sistema a implementar, las medidas de seguridad a adoptar y otros requisitos técnicos y administrativos.

La complejidad del proceso resultó en que muy pocas empresas adoptaran esta modalidad en sus primeras etapas.

Posteriormente, el MTEySS, reconociendo la necesidad de equilibrar el uso de medios digitales con la protección de los derechos laborales, emitió la Resolución 346/19, que eliminó la necesidad de autorización previa para emitir recibos de sueldo digitales.

Esta resolución establece que los empleadores pueden optar por emitir los recibos de sueldo en formato papel o digital, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por los artículos 138, 139 y 140 de la Ley de Contrato de Trabajo. Además, dispone que, si se opta por el formato digital, tanto el empleador como el trabajador deben firmarlos digitalmente.

Finalmente, la resolución deroga aquellas disposiciones que establecían la necesidad de requerir autorización al Ministerio de Trabajo para poder emitir recibos digitales, simplificando así el proceso para las empresas.

Cabe aclarar que, si bien la resolución hace énfasis en los recibos de sueldo, nada impide aplicar el mismo régimen de firma digital al resto de la documentación laboral. Tanto el empleador como el trabajador podrían suscribir digitalmente diversos documentos, incluyendo contratos de trabajo, declaraciones juradas de domicilio y cualquier otro documento de naturaleza laboral similar.

Sin embargo, el costo de gestionar una firma digital para cada empleado de la empresa hace que la mayoría de las organizaciones se vea imposibilitada de acceder a este mecanismo. Como consecuencia, muchas empresas -asumiendo los riesgos inherentes- optan por adoptar mecanismos de firma electrónica para los recibos de haberes.

Esta alternativa, aunque más económica y accesible, plantea ciertas consideraciones legales y de seguridad. La firma electrónica, a diferencia de la firma digital, no ofrece el mismo nivel de garantía legal y autenticidad, lo que podría generar controversias en caso de disputas laborales.

3.- La conservación de la documentación laboral. La modificación introducida por el decreto 70/23.  La ley de bases.

Antes de la entrada en vigor del Decreto 70/23, la conservación de la documentación laboral seguía un criterio claro: los documentos firmados digitalmente podían conservarse mediante medios informáticos, mientras que aquellos firmados de manera ológrafa debían conservarse físicamente.

El Decreto 70/23 intentó introducir modificaciones al régimen de conservación de los recibos de sueldo, estableciendo que «A efectos de la conservación de los recibos y otras constancias de pago, los mismos podrán ser digitalizados, los cuales tendrán la misma validez que en formato papel».

Aunque la normativa utilizaba el término «digitalizados», entendemos que no se refería específicamente a la firma digital, sino a la posibilidad de conservar los documentos mediante medios informáticos. En esencia, la norma pretendía otorgar a los recibos de sueldo conservados mediante medios informáticos la misma validez que aquellos en formato papel.

Esta interpretación habría abierto la puerta a la posibilidad de firmar electrónicamente los recibos de sueldo, lo cual hubiera simplificado los procesos administrativos y reducido significativamente los costos de almacenamiento para las empresas.

En este sentido, habría sido deseable que la norma extendiera esta posibilidad a toda la documentación laboral, no solo a los recibos de sueldo. Una expansión de este alcance habría permitido una gestión documental más eficiente en el ámbito laboral. Además, habría proporcionado mayor flexibilidad a las empresas en la gestión de sus registros, siempre que se mantuvieran las garantías necesarias para proteger los derechos de los trabajadores y la integridad de la información.

No obstante, como ya vimos, la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo declaró inconstitucionales todos los artículos del decreto que modificaban las normas laborales vigentes.

A esto se agrega que la modificación propuesta al artículo 143 de la Ley de Contrato de Trabajo quedó excluida de la Ley de Bases, lo que mantiene el statu quo en cuanto a la conservación de documentación laboral.

4.- Conclusión

En definitiva, actualmente los recibos de haberes pueden emitirse en formato papel o mediante medios electrónicos. En este último caso tanto el trabajador como el empleador deben suscribirlo mediante el sistema de firma digital.

Si el documento se firma digitalmente puede conservarse mediante medios informáticos, mientras que aquellos firmados de manera ológrafa deben conservarse físicamente.

La modificación contemplada por el decreto 70/23 actualmente no se encuentra vigente. Sobre todo, teniendo en cuenta que no fue replicada por la Ley de Bases.