¿PUEDE EL TRABAJADOR SUSCRIBIR ELECTRÓNICAMENTE SUS RECIBOS DE SUELDO?
Qué dice la ley y cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica
La ley de contrato de trabajo establece los requisitos a los cuales está sujeto el pago del salario del trabajador. Así, en el art. 138 se establece que todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración debe instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador. Por su parte, el art. 139 dispone que el recibo debe ser confeccionado por el empleador en doble ejemplar, debiendo hacer entrega del duplicado al trabajador. Finalmente, el art. 59 dispone a su vez que la firma es condición esencial en todos los actos extendidos bajo forma privada con motivo del contrato de trabajo.
Con lo cual queda claro que todo pago salarial debe instrumentarse mediante recibo de sueldo emitido en doble ejemplar y con la firma del trabajador y del empleador.
Un breve repaso histórico
En el año 2001 comenzó a regir la ley 25.506 con el objetivo otorgar eficacia jurídica a la firma digital. Allí se dispone que “Se reconoce el empleo de la firma electrónica y de la firma digital” y que “Cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital. Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia”.
Si bien el contenido de esta ley resulta de aplicación a todo lo referido a la suscripción mediante mecanismos electrónicos de cualquier instrumento privado, incluyendo los recibos de sueldo, no fue hasta el año 2011 cuando el Ministerio de Trabajo reglamentó su instrumentación.
En esa oportunidad dictó la resolución 1455/11 cuya finalidad fue la armonizar el uso de medios digitales con las garantías que deben asegurarse al ejercicio de los derechos de los trabajadores, como derivación del orden público laboral vigente. Luego esta resolución complementada en algunos casos y modificada en otros por las resoluciones 1362/12, 602/13 y 1183/2015.
Inicialmente quienes querían acceder a ese régimen debían realizar una presentación ante la Secretaría de trabajo informando, entre otras cosas, el fundamento de la petición, el detalle de los trabajadores alcanzados por la medida y los protocolos estándares tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos.
Ahora bien, si bien originariamente la firma del trabajador y del empleador podía electrónica o digital, la situación cambió cuando el Código Civil y Comercial dejó de contemplar la validez de la firma electrónica.
Como consecuencia de eso el Ministerio de Trabajo modificó sus resoluciones y dispuso que tanto el empleador como el trabajador deben emitir una firma digital. Por lo cual, los únicos métodos válidos vigentes hoy son:
- Firma digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores licenciados.
- Firma digital basada en certificados digitales emitidos por certificadores extranjeros que hayan sido reconocidos en los siguientes casos:
- En virtud de la existencia de acuerdos de reciprocidad entre la República Argentina y el país de origen del certificador extranjero.
- Por un certificador licenciado en el país y validado por la Autoridad de Aplicación.
La situación actual
Finalmente, en el año 2019 a través del dictador de la resolución 346/19 el Ministerio de Producción eliminó la necesidad de que los empleadores gestionen una autorización ante la Secretaria de Trabajo para poder emitir recibos de sueldo digitales.
Esta resolución establece en primer lugar que los empleadores podrán optar por emitir, indistintamente, recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital. Luego dispone que, en caso de optarse por recibos de pago digitales, el empleador deberá arbitrar los medios necesarios a efectos de que sean firmados digitalmente, tanto por él como por el trabajador.
Con lo cual, ratifica que el único medio válido para registrar la firma del empleador y del trabajador es la firma digital descartando la posibilidad de aplicar la firma electrónica.
Finalmente, deroga aquellas disposiciones que establecían la necesidad de requerir autorización al Ministerio de Trabajo para poder emitir recibos digitales.
La diferencia entre una firma electrónica y una digital
La principal diferencia entre la firma electrónica y la firma digital es su valor probatorio. La firma digital genera una doble presunción: que la firma proviene del suscriptor del certificado y que el documento no fue modificado desde que fue firmado.
Por el contrario, el documento que contenga una firma electrónica será un instrumento particular no firmado con carácter probatorio limitado, lo que conlleva que quien defienda su autenticidad deba acreditarla por otros medios.
¿Cuáles son los riesgos de implementar un régimen de firma electrónica de los recibos de sueldo?
El primer lugar, como ya vimos, el recibo de sueldo perdería su valor probatorio como medio de acreditación del pago del salario.
En segundo lugar, la empresa incurriría en un incumplimiento -leve o grave según la interpretación que se haga- en los términos del Pacto Federal. Esta ley considera una infracción leve aquella que viole “obligaciones meramente formales o documentales, salvo las tipificadas como graves o muy graves” y una infracción grave “La violación de las normas relativas en cuanto a monto, lugar, tiempo y modo, del pago de las remuneraciones, así como la falta de entrega de copia firmada por el empleador de los recibos correspondientes”
Es que estaría incumpliendo con las obligaciones establecidas por los arts. 138 y 139 a los que hicimos referencia más arriba, ya que el recibo no contendría la firma del trabajador.
El trabajador ¿podría firmar otros documentos mediante el mecanismo de firma digital?
Queda claro que el mecanismo que se debe implementar para suscribir los recibos de sueldo es el de la firma digital. Dicho esto ¿es posible utilizarla para firmar otros documentos laborales? Si bien las resoluciones a las que hicimos referencia se hace únicamente hincapié en los recibos de sueldos nada impide aplicar el mismo régimen de firma digital al resto de la documentación laboral. Tanto el empleador como el trabajador podría suscribir digitalmente contratos de trabajo, declaraciones juradas de domicilio, políticas internas de las empresas, manuales de procedimiento, convenios de modificación de condiciones laborales, medidas disciplinarias, exámenes médicos y cualquier otro documento de similar naturaleza.
En definitiva, podemos afirmar que el contexto normativo actual ya permite la creación de legajos digitales de los empleados.
En conclusión…
Si se quiere implementar un sistema de recibos de sueldo, de documentación laboral y de legajos “despapelizados” (pedimos que se nos permita el uso de este neologismo) es posible hacerlo a través de la implementación de la firma digital.
No se nos escapa que tiene un costo elevado y que esto está llevando a muchas empresas a utilizar proveedoras de servicios de firmas electrónicas. Como vimos, hacerlo tiene sus riesgos, aunque no conocemos que hasta la fecha se hubieran hecho planteos formales impugnándolas.
